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10. 別人可在甚麼情況下向我索取其他身分代號 (例如職員編號、護照號碼或病人編號)?

概括來說,實務守則中適用於身分證號碼的規定亦適用於其他身分代號。換言之,資料使用者通常只可在准許收集身分證號碼的情況下,並用准許收集身分證號碼的方法去收集其他身分代號,而在保留及使用方面,亦須遵守類似的規定。

 

但是,上述限制不適用於與編配身分代號者的職能及活動直接有關之目的而收集及使用其他身分代號。舉例,如僱主為每位員工編配了僱員編號,便可為了與僱主的職能或活動直接有關之目的而收集及使用該僱員編號,有關目的包括管理僱員紀錄及支付僱員薪金。

 

為他人編配身分代號的資料使用者,須採取所有合理和可行的步驟,以確保用以編配身分代號的系統有妥善的保安措施。該等步驟應包括採用必要的保安措施,以防止未獲授權人士將身分代號編配給任何人或製造任何文件 ( 例如製造印上虛假僱員編號的職員證 ) 。

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