16. 在开始进行上述之雇员监察活动前，雇主应否通知雇员? 雇主应如何处理收集得来的资料?
雇主应通知雇员有关任何的监察活动。最佳做法是拟备一份周全的书面私隐政策/雇员监察政策，并在监察活动开始前将这份政策分发给所有雇员。根据个人资料私隐专员公署的建议，这份政策应明确地指出下列事项 :
- 藉雇员监察希望达到之业务目的 ;
- 可能进行监察的情况及可能用以进行监察的方式 ;
- 监察过程中可能收集的个人资料类别 ;
- 有关个人资料的用途。
有关这类私隐政策声明的例子，可参考由公署发出之《保障个人资料私隐指引：雇主监察雇员工作活动须知》的附录一，当中载有关于电邮监察的私隐政策声明样本 。
除非 雇主经已取得雇员的明确及自愿给予的同意 ，或根据法律下有适用的豁免情况，否则收集得到的个人资料只能用于雇员监察政策订明的用途 (或与其直接有关的用途)。
有关个人资料的保存时间，不应超过使用该等资料而达到原定目的之实际所需。例如，闭路电视录影带所记录的资料应按既定安排而定期清洗，并只能在特殊情况下 ( 如资料会作为法律程序或纪律聆讯中之证据 )，才可延长保存时间。
雇主亦应采取适当的资料保安措施。举例，闭路电视录影带应存放在限制出入区域里的保管设施内。
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