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「个人资料」的定义及六项保障资料原则

I. 「个人资料」的定义及六项保障资料原则

个人资料是指任何资料,可以「直接或间接与一名在世的人有关的、可以切实可行地透过有关资料,直接或间接地确定有关个人的身分、及该资料的存在形式,让人可切实可行地查阅及处理有关资料(例如是文件或影带)」。个人资料的法律定义,可见于第486章个人资料(私隐)条例第2条

 

有关个人资料的明显例子,包括个人身份证号码及指纹,通过这些资料,一个人的身份可得以辨认。另一方面,某些资料组合起来,例如电话、地址、性别和年龄,也可能让人切实可行地辨认出一个人的身份。

 

私隐条例于 1996 年 12 月 20 日正式生效。条例适用于任何收集、持有、处理或使用个人资料的人士,当中包括私营机构、公营机构及政府部门。概括来说,条例规管个人资料的收集和使用方式,并防止任何人因滥用个人资料而侵犯到他人的私隐。

 

根据香港现行之成文法及普通法,只有个人资料受到私隐条例的保障。 《香港人权法案》第14条订明 “ 任何人之私生活、家庭、住宅或通信,不得无理或非法侵扰,其名誉及信用,亦不得非法破坏。”但是,私隐条例并无涵盖个人资料以外的所有私隐问题。

 

私隐条例订明的六项保障资料原则

 

任何人士或机构在收集、持有、处理或使用个人资料时,必须遵守条例第4条附表1订明的六项保障资料原则。(注: 被收集个人资料的当事人称为「资料当事人」,而收集他人的个人资料的人士或机构则称为「资料使用者」。)

 

第一项原则 ─ 收集个人资料的目的及方式

 

个人资料必需要为合法目的而收集,收集目的亦须直接与使用该等资料的资料使用者之职能或活动有关。所收集到的资料足够便可,而不应超过有关目的之实际需要。

 

个人资料须以合法及公平的方式收集。举例,盗用他人的银行户口纪录或信用咭资料,便属于用不合法的方式去收集个人资料。如果某人 / 机构蓄意用误导的手法来收集个人资料,便属不公平的收集方式。举例,如果一间公司藉着招聘活动去收集求职人士的个人资料,但其实无意招聘任何人,而只是用招聘的藉口去收集资料,那么该公司就是用不公平的手法收集个人资料。

 

向个别人士 (即「资料当事人」) 收集个人资料时,必须告知他们下列事项,包括:

 

  • 该等资料将会用于甚么目的/用途;
  • 该等资料可能会转交予甚么类别的人;
  • 当事人是否有责任(或只是自愿性)提供该等资料 ;
  • 若当事人不提供该等资料所须承受的后果;及
  • 当事人有权要求查阅及改正该等资料。

第二项原则 ─ 个人资料的准确性及保留期间

 

资料使用者必须确保所持有的个人资料是准确及最新近的。如资料使用者怀疑所持有的个人资料并不准确,就应该立即停止使用有关资料。资料的保存时间,不能超过使用该等资料而达到原定目的之实际所需。

 

第三项原则 ─ 个人资料的使用

 

除非得到资料当事人的「订明同意」,否则资料使用者不可以改变个人资料的用途,而只可将资料用于当初收集资料时所述明的用途 (或与其直接有关的用途)。「订明同意」是指资料当事人明确及自愿给予的同意。

 

第四项原则 ─ 个人资料的保安

 

资料使用者必须采取适当的保安措施去保护个人资料。他们必须确保个人资料得到足够保障,以避免有人在未获准许或意外的情况下,去查阅、处理、删除或者使用该等资料。

 

第五项原则 ─ 资讯须在一般情况下可提供

 

资料使用者须公开 所持有的个人资料之类别 (不是资料内容) ,并公开其处理个人资料的政策及实务。最佳做法是制订一份「私隐政策声明」,内容可以包括有关资料的准确性、保留期、保安、使用、如何处理由资料当事人提出的查阅资料及改正资料要求。

 

第六项原则 ─ 查阅个人资料

 

资料当事人有权向资料使用者查证是否持有其个人资料,以及有权要求获得有关资料的副本。如发现副本内的个人资料不准确,则有权要求改正有关资料。

 

资料使用者须在法定的 40 日内,依从有关查阅资料及改正资料的要求。如未能在指定时限内处理,亦须在 40 日内作出回覆及述明理由。

 

个别人士 / 资料当事人如欲提出查阅要求,可于个人资料私隐专员公署的网页下载查阅资料要求表格 (OPS003) ,并将填妥之表格送交持有其个人资料的机构。请留意,条例准许资料使用者就依从查阅资料要求而收取合理费用,但有关资料使用者不可以收取超过依从查阅资料要求所需的直接成本。

 

有关六项保障资料原则的详细资料,请查阅个人资料私隐专员公署(以下简称「公署」)制作的个人资料私隐通识网

修订日期:

1. 若违反保障资料原则,会有甚么后果?

1. 若违反保障资料原则,会有甚么后果?

个人资料私隐专员公署可能会向有关资料使用者发出执行通知,指令其停止进行违规行为及采取必要补救措施。如果违反执行通知的规定,即属犯法,可被判处罚款或监禁。如个别人士因为他人违反保障资料原则而蒙受损害 (包括情感方面的损害),该受害人有权循民事诉讼向犯错者索偿。

 

关于投诉程序、执行和惩罚的更多资料,请往第VII部

修订日期:

2. 在哪些情况下,持有个人资料的人士/机构或会不受私隐条例或保障资料原则的规限?

2. 在哪些情况下,持有个人资料的人士/机构或会不受私隐条例或保障资料原则的规限?

在某些情况下,个人资料使用者或可获豁免,毋须受条例或六项保障资料原则规限。《2012年个人资料(私隐)(修订)条例》(以下简称「修订条例」)引入了新的豁免,简介如下:

 

家居事务或消闲目的

 

根据私隐条例第52条,与家居事务或为消闲目的而持有的个人资料,不受第四五项资料保护原则及私隐条例第36条第38(b)条所规限。持有家庭成员或朋友的电话号码作日常联络或约会之用,便属例子之一。

 

行司法职能

 

根据私隐条例第51A条(修订条例所新增),由法院、裁判官或司法人员在执行司法职能的过程中持有的个人资料,可获豁免,不受所有保障资料原则、条例第4及5部及第3638(b)条的条文所规限。

 

与雇佣有关的用途

 

在某些情况下,资料使用者或可免受部分(非全部)六项保障资料原则所规限。

 

私隐条例第53条第54条第55条第56条指出,如个人资料作下列与雇佣工作有关的用途,便可得到豁免而不需要受到查阅资料要求(第六项保障资料原则第18(1)(b)条)的条文所规限。上述条文要求资料使用者向资料当事人提供其所掌握的关于该当事人的所有个人资料。这些资料可包括:

 

  • 与职工策划有关的个人资料 ;
  • 在进行某些工作能力评核(包括招聘或晋升)程式过程中取得的个人资料,而有关评核仍未有决定,且针对该等决定提出上诉是容许的;
  • 填补某职位前所需取得的个人评介,直至已填补该职位为止。

防止或侦查罪行

 

根据私隐条例第58条,为防止或侦查罪案之目的而持有的个人资料可得到豁免,毋须受到查阅资料要求(第六项保障资料原则第18(1)(b)条)和限制资料用途(第三项保障资料原则)的条文所规限。

 

健康原因

 

根据私隐条例第59条,与资料当事人的身体或精神健康有关的个人资料,可获豁免而不受查阅资料要求(第六项保障资料原则第18(1)(b)条)和限制资料用途(第三项保障资料原则)的条文所规限,前提是使用该等条文的话,若相当可能会对该资料当事人的身体或精神健康造成严重损害,或者相当可能会对其他人的身体或精神健康造成严重损害,则可获豁免。
此外,根据第59(2)条(修订条例所新增),有关资料当事人的身份或所在地的个人资料,如果使用限制资料用途的条文便相当可能会对该资料当事人或其他人的身体或精神健康造成严重损害,则可获豁免,不受第三项保障资料原则规限。

 

未成年人的照顾及监护

 

根据私隐条例第59A条(修订条例所新增),凡香港警务处或香港海关向未成年人的父母或监护人转移或披露该未成年人的个人资料,如果该项转移或披露符合该未成年人的利益,或其目的是方便该有关人士妥善照顾及监护该未成年人,则可获豁免,不受第三项保障资料原则规限。

 

法律专业保密权

 

根据私隐条例第60条,假如个人资料包含某些受法律专业保密权保护的资料,则包含该等资讯的个人资料可获豁免,不受查阅资料要求(第六项保障资料原则第18(1)(b)条)的条文规限。

 

法律程序

 

根据私隐条例第60B条(修订条例所新增),当个人资料用于下列程序时,可获豁免,不受第三项保障资料原则规限:

 

  • 由任何成文法则、法律规则或香港法院的命令所规定或授权使用的,或是根据任何成文法则而规定或授权使用的;
  • 在与香港进行的法律程序有关连的情况下被规定而使用的;或
  • 为确立、行使或维护在香港的法律权利所需要使用的。

导致自己入罪

 

根据私隐条例第60A条,如果资料使用者依从第六项保障资料原则第18(1)(b)条提出的查阅资料获取要求,可能会因此而证明自己干犯任何本条例订定以外的罪行,则该等资料不受该等条文规限。此外,如果资料使用者依从该等条文而披露某项资讯,该项资讯不得用于检控该资料使用者,指控他干犯私隐条例下列明的罪行。

 

新闻活动

 

根据私隐条例第61条,如资料使用者为进行新闻活动而持有个人资料,除非及直至该等资料已发表或播放,否则该等资料可免受查阅资料要求(第六项保障资料原则第18(1)(b)条38(i)条、第36条38(b)条)的条文所规限。如资料使用者相信发表该等资料是符合公众利益,亦可不受限制资料用途(第三项保障资料原则)的条文所规限。
个人资料私隐专员公署曾处理一宗上诉个案,涉及新闻活动的公众利益。在这个案中,一间教育机构的院长向新闻记者披露了一名职员的个人资料,藉以反驳该职员对院校的指控,以维护院校的声誉。此举被公署视为符合公众利益,有助作出公平及平衡的新闻报导(请登入公署之投诉个案简述,以参阅全部内容 ) 。

 

统计及研究

 

根据私隐条例第62条,如果个人资料仅仅用于制备统计数字或进行研究,而且所得的统计数字或研究成果不能识辨资料当事人的身分,则可获豁免,不受第三项保障资料原则的条文所规限。

 

人类胚胎

 

根据私隐条例第63条,如果个人资料包含可显示某人是(或可能是)经由生殖科技程序而诞生的资讯,只要是根据《人类生殖科技条例第33条披露该资料,则可获豁免,不受第六项保障资料原则第18(1)(b)条的条文所规限。

 

尽职审查

 

根据私隐条例第63B条(修订条例所新增),如果个人资料使用者为了进行业务合并、收购或财产转移而作出尽职审查,因而转移或披露个人资料,则该等个人资料可获豁免,不受限制资料用途(第三项保障资料原则)的条文所规限。

 

紧急情况

 

根据私隐条例第63C条(修订条例所新增),如依从第1(3)项保障资料原则第三项保障资料原则处理个人资料,便相当可能不利于识辨某名正处于危及生命的处境之中的人士之身份,将该名人士的处境告知其家人,及进行紧急拯救行动或提供紧急救助服务,则该等个人资料可获豁免,不受该等条文所规限。

 

转移资料到政府档案处

 

根据私隐条例第63D条(修订条例所新增),转移到政府档案处的纪录中,若载有个人资料,而政府档案处是为了评核该等记录是否须予保存而使用该等资料,或是为了整理及保存该等记录,此类情况可获豁免,不受第三项保障资料原则的条文所规限。

修订日期:

3. 保障资料原则是否亦适用于将个人资料外判处理的情形?

3. 保障资料原则是否亦适用于将个人资料外判处理的情形?

资料使用者将资料处理外判予第三方的做法已日趋普遍。与此同时,在资料处理外判期间发生的个人资料外泄事件亦日益增多,或会对相关的资料当事人造成严重且不可挽回的损害。


即使个人资料外判予第三方处理,所有保障资料原则仍然适用。根据私隐条例,在个人资料交讬予资料处理者时,该等资料的使用者作为委讬人,须对获其授权的资料处理者的一切行为负上责任。

 

修订条例通过修订第二、四项保障资料原则,强化了这方面的保障。新条文自2012年10月1日生效,增加了聘用第三方代为处理资料的资料使用者之义务(无论该等处理是否在香港进行)。资料使用者须以合约或其他方法,防止转移到与资料处理者的个人资料,保存时间超过处理该等资料所需的时间(第2(3)项保障资料原则),以及防止该等资料在未获授权或意外的情况下被查阅、处理、删除、丢失或以其他不当方式使用(第4(2)项保障资料原则)。

 

根据修订条例,资料处理者是指任何人:

 

  • 代另一人处理个人资料;及
  • 不为任何人的个人目的而处理该资料。

有关新增义务的详情,请参阅公署的单张

 

随着资讯科技快速发展和外判处理个人资料日趋普及,个人资料的收集(非直接从资料当事人收集)和传播较以往容易得多。无论是否受资料使用者委讬,故意披露从资料使用者取得的个人资料,可对资料当事人造成严重损害。鉴于侵犯个人资料私隐的严重性及可能对资料当事人构成损害的程度,修订条例新增了一项罪行,以打击在些情形下,披露未经资料使用者同意取得的个人资料的行为。

 

根据私隐条例第64条,如果未经资料使用者同意,任何人披露取自该资料使用者的个人资料:

 

  • 意图获取金钱或其他财产得益,不论是为了令自身或其他人受惠;
  • 意图导致该当事人蒙受金钱或其他财产损失;或
  • 不论意图为何,该项披露导致该当事人蒙受心理伤害。

即属犯罪,最高刑罚是罚款1,000,000元及监禁5年。

 

有关新罪行及其处罚理据的详情,请参阅公署的单张

修订日期:

4. 在浏览互联网时,我发现自己一幅相片被放在某个本地网站内,但该网站并无事先取得我的同意,估计这幅相是当我在逛街购物时被人在商场内偷拍的。我可否根据《个人资料(私隐)条例》去控告有关网站管理人或摄影师 ?

4. 在浏览互联网时,我发现自己一幅相片被放在某个本地网站内,但该网站并无事先取得我的同意,估计这幅相是当我在逛街购物时被人在商场内偷拍的。我可否根据《个人资料(私隐)条例》去控告有关网站管理人或摄影师 ?

有关法律问题是究竟这幅相是否属于个人资料? 若不属于个人资料,条例便不适用于上述个案内。

 

高等法院上诉庭于 2000 年有一案例 ( Eastweek Publisher Limited and another v Privacy Commissioner for Personal Data ) ,裁定 个人资料可以透过拍照而收集得到 ,但并不表示所有相片也一定是 个人资料。法官指出在收集个人资料时,资料使用者必须正在汇集某位已被认定或欲被认定人士的个人资料。换句话说,如相片只显示出某人的样貌,但没有包含该人的姓名或其他个人资料 (即该人只是一个「匿名拍摄对象」 ) ,这幅相片一般不会被视为个人资料。

 

判词亦进一步说明,条例只会保障市民在个人资料方面的私隐,但并非订立全面的私隐保障权利去防止任何侵犯私隐的方式出现 (令所有人均可独处而完全不受骚扰) 。

 

关于问题所述的情况,如相片没有包含阁下的姓名或其他个人资料,条例便不能给予保障。

 

但须留意,任何人如公开刊登相片而该相片附有被拍摄者的个人资料之注脚(未经当事人同意),便可能已违反条例。如有关注脚含有未经证实的负面评论,刊登资料的人士亦可能要负上民事诽谤责任。此外,任何人在公众地方未经当事人同意下拍照而导致他人合理地担心本身的安全,亦可能会干犯游荡罪(《刑事罪行条例第160条)或被控在公众地方行为不检。

修订日期:

5. 个人资料私隐专员公署的职能是甚么?

5. 个人资料私隐专员公署的职能是甚么?

个人资料私隐专员公署是一个独立法定机构,负责监察个人资料 ( 私隐 ) 条例的施行。公署由个人资料私隐专员掌管,而私隐专员由行政长官委任,其主要职责是监察及监管各界遵守私隐条例的规定,当中包括调查投诉和发出实务守则及指引。有关公署职能的更多资料,请登入公署网页

 

根据私隐例第13条,违反由公署订立的实务守则 (code of practice)并不等同违反条例。不过,有关违反实务守则的行为,可能会被用作与条例有关的任何法律程序中之证据,以针对违反守则的资料使用者。简单来说,如资料使用者违反实务守则内的任何条文,便可能要负上民事或刑事责任 。

修订日期:

个人信贷资料 (有关银行或财务公司提供信贷的纪录)

II. 个人信贷资料 (有关银行或财务公司提供信贷的纪录)

个人资料私隐专员公署 在 1998年2月首次发出《个人信贷资料实务守则》,并于2013年1月第四次修订该实务守则。任何违反实务守则的行为,可能会被用作与私隐条例有关的任何法律程序中之证据,以针对有关违规者。

 

实务守则对 信贷提供者 (包括银行及财务公司,向亲友提供私人贷款的人士除外 ) 透过信贷资料服务机构 (又称为信贷资料库 ) 共用及使用个人信贷资料作出规管。根据守则内容,个人信贷资料是信贷提供者为提供个人信贷所收集,并与信贷交易有关的个人资料。个人信贷大致上包括由信贷提供者向个人提供及供该人使用的任何贷款、透支额或其他 信贷项目。

 

采用信贷资料服务机构的服务之信贷提供者,可向该机构提供个人信贷资料,另外亦可获取信贷报告 (见以下问题1) 作信贷审核及评估用途。举例,当阁下向银行申请信用咭、贷款、透支额、分期付款或租赁安排时,银行或会向信贷资料服务机构索取阁下的信贷报告,从而参考该信贷报告的资料,以评估阁下的信用可靠性及还款能力。如阁下获批信贷,银行可能会向信贷资料服务机构报告有关信贷资料。如阁下日后拖欠还款,银行便可能会将有关信贷资料转交追讨欠款公司作追收欠帐用途(但不可作其他用途),并会向信贷资料服务机构报告该欠款资料。

 

注意:

 

以上问答只能概括地解释《个人信贷资料实务守则》之内容,如欲取得更多资料,请浏览个人资料私隐专员公署的网页,以参阅整份实务守则。如有任何问题,请联络公署或谘询律师。

修订日期:

1. 信贷报告会包含甚么资料? 我如何能够向信贷资料服务机构索取关于自己的信贷报告?

1. 信贷报告会包含甚么资料? 我如何能够向信贷资料服务机构索取关于自己的信贷报告?

概括来说,信贷报告会列出以下 资料 :

 

  • 被查核的人 (即资料当事人) 的姓名、身分证号码、地址及电话号码等个人资料;
  • 关于资料当事人现有及已结束的信贷帐户资料 (包括贷款额、还款资料及任何拖欠款项);
  • 各间银行过去曾向信贷资料服务机构查阅资料当事人的信贷报告之纪录 ; 及
  • 针对资料当事人的任何法律诉讼纪录(尤其是关于破产或追收欠债的法律行动)。

阁下可向提供信贷的银行/财务公司查询信贷资料服务机构的详情,然后直接联络该机构以取得自己的信贷报告。在一般情况下,阁下需要为取得信贷报告而支付服务费,因私隐条例容许资料使用者在依从查阅资料要求 (第六项保障资料原则) 而提供有关资料时收取合理费用。目前在本港营运的主要信贷资料服务机构名为「环联资讯有限公司」。

修订日期:

2. 如我发现自己的信贷报告的资料不准确,可采取什么行动?

2. 如我发现自己的信贷报告的资料不准确,可采取什么行动?

如发现任何不准确的资料,阁下首先应知会提供信贷的放债人(即是向信贷资料服务机构提供资料的信贷提供者)。信贷提供者必须在给予信贷资料服务机构的资料中,注明该资料现受争议。

除此之外,阁下亦可向有关信贷资料服务机构提出改正资料要求,并提供适当的佐证文件以支持修改。信贷资料服务机构在收到阁下的要求时,会立即与信贷提供者澄清有关资料。如该机构在由改正资料要求日期起计 40日内,仍无收到信贷提供者就争议资料作出的任何书面证实或改正,则有关资料将会在40日届满时删除,或应阁下的要求作出修改 。 如信贷资料服务机构没有回应阁下的改正资料要求,便可能已违反了私隐条例第23条

修订日期:

3. 信贷提供者是否可在任何时间取得我的信贷报告?

3. 信贷提供者是否可在任何时间取得我的信贷报告?

不是。信贷提供者只可在有限的情况下取得阁下的信贷报告 。

 

实务 守则容许信贷提供者在下列情况索取信贷报告 :

 

  • 考虑阁下的新信贷 /贷款申请;
  • 检讨阁下的现有信贷安排 ; 或
  • 续批到期的信贷安排。

(注: 「 检讨 」意指信 贷提供者考虑将阁下的信贷限额提高或调低 。 )

 

若阁下拖欠还款,信贷提供者亦可能会查阅阁下的信贷报告,以监察有关欠债情况。不过,信贷提供者不得为其他目的 (例如索取资料作直接促销用途) 而查阅阁下的信贷资料 。

修订日期:

4. 哪些关于借款人/欠债人的资料是信贷提供者不得向信贷资料服务机构报告?

4. 哪些关于借款人/欠债人的资料是信贷提供者不得向信贷资料服务机构报告?

信贷提供者不得向信贷资料服务机构披露关于某人的住宅按揭贷款帐户资料 (除非该人已拖欠还款逾60日) 。此外,信贷提供者亦不能披露非信贷资料,例如个人收入、银行户口存款、其他资产或就业资料。

修订日期:

5. 如我为朋友的银行贷款作担保人,该银行可否向信贷资料服务机构披露我作为担保人的身分?若由个别人士作担保的贷款是属于公司贷款,《个人信贷资料实务守则》有无作出说明?

5. 如我为朋友的银行贷款作担保人,该银行可否向信贷资料服务机构披露我作为担保人的身分?若由个别人士作担保的贷款是属于公司贷款,《个人信贷资料实务守则》有无作出说明?

银行可以向信贷资料服务机构披露上述资料。信贷提供者或会将从借款人处收集的信贷资料给予信贷资料服务机构,当中包括与借款人及 担保人 ( 如有 ) 相关的 信贷 资料 。

 

实务守则内关于「个人信贷」的定义是涉及信贷安排的使用者,即有关贷款是否向一名个别人士提供及供该人使用,或是向另外一名人士提供而有关贷款是由个别人士作担保人。由于「人士」一词不但可指人类,亦可指「法人」(例如已注册的有限公司),因此由个别人士作担保的公司贷款,亦属守则内所指的「个人信贷」。

修订日期:

6. 信贷提供者是否必需要向信贷资料服务机构提供借款人或担保人的所有贷款帐户资料?

6. 信贷提供者是否必需要向信贷资料服务机构提供借款人或担保人的所有贷款帐户资料?

问答4所述,信贷提供者不能披露任何与住宅按揭贷款有关的帐户资料,除非该等帐户资料显示目前尚有未偿还的重要欠帐 (拖欠超过 60日的欠帐) ,在此情况下,信贷提供者可向信贷资料服务机构提供有关欠款资料及帐户一般资料

 

但是,实务守则没有强制要求信贷提供者报告借款人或担保人的信贷资料 (守则第2.4条订明: “…其后向信贷资料服务机构提供下述任何个人信贷资料 …”)。信贷提供者可在守则的范围内,就贷款产品的种类和提供资料要求与信贷资料服务机构达成协议。

 

实务守则列载各项基本规定,订明哪些信贷资料可以 / 不可以提供或共用,以及述明信贷提供者须遵守的条文,以符合私隐条例的规定。

修订日期:

7. 信贷资料服务机构可保留我的资料多久?如我已还清整笔贷款,该机构会否在其资料库中删除我的信贷资料?

7. 信贷资料服务机构可保留我的资料多久?如我已还清整笔贷款,该机构会否在其资料库中删除我的信贷资料?

只要阁下仍然与信贷提供者有借贷关系,信贷资料服务机构便可为信贷报告目的而保留阁下的个人资料及帐户一般资料

 

资料保留期间的一般规定是帐户还款资料可被保留 5年,由产生该等资料的日期起计,或直至帐户结束后5年届满为止,但亦有一些例外的情况。举例,如阁下曾拖欠还款超过60日,该等拖欠还款资料可在全数清还欠款后起计保留5年。

 

( 注 : 「 帐户一般资料 」包括贷款额 /信用额、信贷提供者的身分、帐户的开户和结束日期。 「 帐户还款资料 」包括上次报告期间所作还款额、未偿还的总额及过期欠款额 (如有) 。有关详情请参阅实务守则的附表2。 )

 

当阁下还清整笔贷款后,便有权指示有关信贷提供者向信贷资料服务机构提出要求,在其资料库中删除已结束帐户的资料。在阁下申请贷款时,信贷提供者 应已告知阁下此项权利 ; 或是当阁下清结帐户时,信贷提供者将会给予有关书面提示。

 

不过,删除资料的先决条件是在紧接帐户结束前 5年内,有关帐户必须并无拖欠还款逾60日的纪录,以及帐户是在全数清还欠款后结束的。此外,纵使阁下已要求信贷资料服务机构删除已结束帐户的资料,但信贷提供者(即银行 / 财务公司 )本身仍 可为内部会计目的而在其系统内保留有关资料。

修订日期:

8. 让已结束帐户的资料继续保留在信贷资料服务机构的资料库内,有无好处?

8. 让已结束帐户的资料继续保留在信贷资料服务机构的资料库内,有无好处?

如阁下已还清贷款而有关帐户并无逾期还款纪录,保留这些帐户资料能显示阁下有良好的信贷纪录。若日后向其他银行申请贷款时,该已结束帐户的资料 (无逾期还款纪录)或可帮助阁下取得较佳的信贷条件。

修订日期:

9. 假若我向银行借了税务贷款,但已在2003年1月 (即实务守则生效之前) 全数清还这笔贷款,而我亦持有该银行的信用咭多年并一直使用至今。银行可否在守则于2003年6月2日生效之后,向信贷资料服务机构提供上述所有帐户的资料?

9. 假若我向银行借了税务贷款,但已在2003年1月 (即实务守则生效之前) 全数清还这笔贷款,而我亦持有该银行的信用咭多年并一直使用至今。银行可否在守则于2003年6月2日生效之后,向信贷资料服务机构提供上述所有帐户的资料?

因实务守则经已在 2003年6月2日生效,与阁下有现行借贷关系的银行,可向信贷资料服务机构提供有关信贷 / 贷款帐户资料 ( 就算阁下无拖欠还款 ) 。

 

不过,银行不得报告在守则生效日期前已全数还清欠款而结束的任何帐户的资料。至于在守则生效日期前已存在但于生效日期后仍有信贷运作的帐户,银行不得报告在守则生效日期前的还款资料,除非该帐户直至目前尚有未偿还的拖欠还款,在此情况下,银行可报告该欠款资料。 (注: 「 目前尚有未偿还的拖欠还款 」等同已到期但未偿还的 欠款。 )

 

关于问题所述之情况,由于阁下在 2003年6月2日前已全数清还税务贷款,银行不得向信贷资料服务机构报告该贷款帐户资料。至于阁下的信用咭帐户,只要并无未偿还的咭数,银行亦不会报告在守则生效日期前的还款详情。但如阁下在守则生效日期前只依照信用咭月结单偿还最低还款额,每月剩余的未偿还 款项或会被视为 拖欠还款资料,而银行可能有权将该欠款资料提交信贷资料服务机构 (视乎有关信贷合约条款而定)。

修订日期:

10. 如我宣布破产,信贷资料服务机构会否于资料库中删除我的信贷资料?如我没有宣布破产但已参与了个人自愿安排 (即法庭认可的债务重组协议),情况会否不同?

10. 如我宣布破产,信贷资料服务机构会否于资料库中删除我的信贷资料?如我没有宣布破产但已参与了个人自愿安排 (即法庭认可的债务重组协议),情况会否不同?

阁下的破产声明会出现在公众可查阅到的官方纪录内 ( 详情请参阅另一题目 : 破产及清盘 ) 。 信贷资料服务机构可为信贷报告目的而从官方来源收集这类资料。实务守则订明与破产有关的公众纪录资料可被保留 8年,由正式宣布破产那日起计。

 

至于参与 个人自愿安排 但没有宣布破产的欠债人,信贷资料服务机构亦可收集有关公众纪录资料,并将资料保留 7年 (由个人自愿安排建议书获通过当日起计 ) 。如阁下遵守建议书之条款而按时还钱,信贷资料服务机构会于所有欠款还清的 5年后,将有关帐户还款资料删除。

 

请注意,尽管银行 / 财务公司可能已在阁下破产后将有关欠款撇帐,但只要该欠款仍未还清,信贷资料服务机构仍可继续保留该欠款的帐户还款资料。因此,如阁下已获解除破产,便有责任向信贷资料服务机构提供解除破产的证据 (由高等法院原讼法庭发出的破产解除证明书或由破产管理署署长发出的书面通知)。如可提供有关文件证据,信贷资料服务机构会在破产解除日期起计的5年后,删除该等帐户还款资料。

修订日期:

11. 我的信贷资料会否受到任何保护,以防止信贷提供者作出不当查阅?

11. 我的信贷资料会否受到任何保护,以防止信贷提供者作出不当查阅?

信贷提供者及信贷资料服务机构均受到实务守则及私隐条例所规管。根据守则的规定,信贷提供者必须在每次向信贷资料服务机构查阅其资料库时,向该机构具体述明查阅理由及在何种情况下作出查阅。另一方面,信贷资料服务机构须备存查阅记录簿,用以记录信贷提供者作出的每次查阅。如信贷资料服务机构发现信贷提供者有任何怀疑异常的查阅情况,便须向信贷提供者的高层管理人员及私隐专员报告该事件。为确保依从守则的规定,信贷资料服务机构必须在相隔不超过 12个月的期间内进行循规审核,并向私隐专员呈交审核报告。

修订日期:

12. 如发现信贷提供者或信贷资料服务机构不当地处理我的资料,我可采取甚么行动?

12. 如发现信贷提供者或信贷资料服务机构不当地处理我的资料,我可采取甚么行动?

把资料交给错误对象、没有回应 资料当事人提出的查阅资料或改正资料要求、没有为资料采取适当的保安措施等行为,均会构成不当地处理信贷资料 。

 

如阁下未能与信贷提供者或信贷资料服务机构解决有关纠纷,可向个人资料私隐专员公署提出书面投诉。有关投诉程序和惩罚方式的详情,请登入第VII部份

修订日期:

13. 私隐专员公署之查询个案简述 ─ 我作为信贷安排的担保人,若银行在 (i)批核贷款申请时及 (ii)检讨现有贷款安排时查阅我的信贷报告,银行应否将此事通知我?如我是帐户的持有人 (即借款人),情况会否不同?

13. 私隐专员公署之查询个案简述 ─ 我作为信贷安排的担保人,若银行在 (i)批核贷款申请时及 (ii)检讨现有贷款安排时查阅我的信贷报告,银行应否将此事通知我?如我是帐户的持有人 (即借款人),情况会否不同?

请登入相关网页参阅公署提供的答案 。

修订日期:

14. 私隐专员公署之查询个案简述 ─ 某间代表一名死者的遗产管理人的律师行去信,要求某间银行披露一些有关死者名下帐户的纪录。不过,这些纪录亦涉及与第三者有关的资料,如该银行披露这些纪录,是否违法?

14. 私隐专员公署之查询个案简述 ─ 某间代表一名死者的遗产管理人的律师行去信,要求某间银行披露一些有关死者名下帐户的纪录。不过,这些纪录亦涉及与第三者有关的资料,如该银行披露这些纪录,是否违法?

请登入相关网页参阅公署提供的答案 。

修订日期:

使用身分证号码及身分证副本

III. 使用身分证号码及身分证副本

由个人资料私隐专员公署发出的《身分证号码及其他身分代号实务守则》及守则的资料使用者指引于1998年12月19日生效。任何违反实务守则的行为,可能会被用作与私隐条例有关的任何法律程序中之证据,以针对有关违规者。

 

实务守则就私隐条例如何适用在下述两项的收集、准确性、保留、使用及保安方面,为资料使用者提供实务性指引,这两个项目是:(a)身分证号码及身分证副本; 及(b) 其他可识辨个人身分的特定代号,例如护照号码、雇员编号、考生编号及病人编号。

 

如资料使用者为实务守则容许之用途而收集 身分证号码或身分证副本,这些资料只可作该指定用途。在完成指定用途后,资料使用者应把 有关身分证号码或身分证副本之纪录销毁。

 

资料使用者应为持有或传送资料时作出足够的保安措施。实务守则特别指出,有关纸张形式的身分证副本,应在横跨整个身分证影像上加上「副本」的字眼,而身分证号码或副本之纪录亦应以机密文件形式处理,在不需使用时应将文件存于已上锁的文件柜或其他稳妥地方。

 

随着技术简化和成本下降,运用指纹资料识别身份,已广泛地应用于调查罪案以外的用途。为了规管使用此类敏感的个人资料,公署在2012年5月修订了《收集指纹资料指引》。

 

注意:

以上问答只能概括地解释 《 身分证号码及其他身分代号实务守则 》之内容,如欲取得更多资料,请浏览个人资料私隐专员公署的网页,以参阅整份实务守则。如有任何问题,请联络公署或谘询律师。

 

修订日期:

1. 概括来说,别人可在甚么情况下向我索取身分证号码或身分证副本?

1. 概括来说,别人可在甚么情况下向我索取身分证号码或身分证副本?

身分证号码

 

除获法律授权外,资料使用者不可强制任何人提供他 / 她的身分证号码。在实务守则准许的情况下,资料使用者可要求个人提供他 / 她的身分证号码,而部分日常遇到的例子如下 :

 

  • 某一条例规定资料使用者须收集身分证号码,例如《入境条例》(第115章)第17K条规定,雇主须备存每名雇员可藉以合法地受雇的证件的号码之纪录,这证件通常是身分证。
  • 为履行私隐条例第58(1)条 所述的任何目的而需要使用身分证号码,包括防止或侦测罪行,以及评定或收取任何税项。
  • 为了下述情况而有需要让资料使用者识辨某人或正确认出该人的个人资料:
    • 增进该名个人的利益,例如在诊治病人时能找出该病人的正确医疗纪录 ;
    • 防止对有关资料使者以外的任何其他人造成损害,例如确保不会因参照错误的医疗纪录而开错药给其他人 ;
    • 避免对资料使用者造成不轻微的损害或损失,例如涉及交通意外的司机可互相交换身分证号码,以便就意外申索赔偿时识辨对方的身分。
  • 为了加入用以确立或证明任何法律或衡平法上的权利或利益或任何法律责任的文件内,而该等权利 / 利益 / 法律责任的性质绝非轻微,例如用以确立个人物业权益的文件。
  • 在某人获准进入处所后,要监察该人在处所内的活动是不切实可行的情况下,以身分证号码作为将来识辨该人的方法,例如在办公时间外进入商业大厦。
  • 作为准许某人保管或控制财物的一项条件,而有关财物的价值并非轻微,例如租赁楼宇或汽车。

身分证副本

 

除获法律授权外,资料使用者不可强制任何人提供他 / 她的身分证副本。在实务守则准许的情况下,资料使用者可要求个人提供他 / 她的身分证副本,而部分日常遇到的例子如下 :

 

  • 为了履行与私隐条例第58(1)条所述的任何目的,包括防止或侦测罪行,以及评定或收取任何税项。
  • 藉以证明已遵守任何法例规定,例如雇主可收集雇员的身分证副本,以证明有遵守《入境条例第17J条的规定。该条文规定雇主在聘用雇员前,须查核该雇员的身分证。
  • 藉以遵守任何守则、规则、规例或指引中适用于资料使用者的收集身分证副本的规定,而该等规定已获私隐专员的书面认可,例如香港金融管理局发出的《防止清洗黑钱活动指引》载有银行可收集客户的身分证副本的规定,有关规定已获私隐专员认可。
  • 藉以收集或核对个人的身分证号码,但只有在个人可选择亲身出示他 / 她的身分证以作代替的情况下,才可使用这个方法。例如运输署可收集用邮寄方式申请驾驶执照的申请人的身分证副本,因申请人可选择亲身到运输署出示身分证。
  • 藉以签发官方认可的旅游证件,例如英国国民 (海外)护照。

实务守则特别注明在下述情况下,资料使用者不可以收集身分证副本:

 

  1. 只为了防止在记录个人的姓名或身分证号码时出现错误。亦即是说,资料使用者不应只为了核对载有某人的姓名或身分证号码的纪录之准确性,而收集该人的身分证副本 ; 或
  2. 只为了期待建立与个人的未来关系。例如雇主不能因为在将来可能会向某人发出聘约,便收集该人的身分证副本。
修订日期:

2. 大厦保安员可否要求我把身分证号码登记在大厦入口处的访客登记册内?

2. 大厦保安员可否要求我把身分证号码登记在大厦入口处的访客登记册内?

要视乎监察阁下在楼宇内的活动是否可行而定 ( 例如能否安排保安员在楼宇内一直陪同阁下 ) 。如可行的话,则保安员不应记录阁下的身分证号码 ; 如不可行的话,保安员便可记录身分证号码。

 

不过,保安员须采取适当保安措施遮盖访客登记册内的资料,以免后来的访客在登记资料时获悉之前访客的资料。如阁下不愿意提供身分证号码,可建议他们采用其他办法代替。这些代替办法包括使用其他身分证明文件 (例如职员证)作识辨用途,或由保安员认识的其他人(例如大厦内的住客)识辨阁下的身分。

 

个人资料私隐专员公署建议在一般情况下,访客登记册内的资料不应保留超过一个月。但若有充分理由 (例如资料需用作举证用途或协助警方调查不法活动), 保安员便可将有关资料保留一段较长的时间。有关上述事项之更多指引,请参考由公署发出的 《 保障个人资料私隐:物业管理指引 》 。

修订日期:

3. 警务人员可否要求我出示身分证?

3. 警务人员可否要求我出示身分证?

如只是要求阁下出示身分证,但并没有将身分证上的任何资料记录下来,这情况不属实务守则的涵盖范围。但一般来说,如警务人员或其他公职人员 ( 例如入境事务处职员 ) ,在阁下与他们执行公务时有往来的情况下而被要求记录身分证号码,阁下应依从他们的要求,因为这些公职人员有法定权力在与政府公务有关的情况下,要求市民提供他们的身分证号码。

 

如欲了解更多有关警察检查身分证的权力,请往另一个题目 ─ 警察及罪案

修订日期:

4. 准雇主可否在面试时记录我的身分证号码或收集我的身分证副本?

4. 准雇主可否在面试时记录我的身分证号码或收集我的身分证副本?

为了查核阁下以前曾否申请该公司的职位或曾否于该公司任职,准雇主可记录阁下的身分证号码,但在正式获聘为该公司的雇员之前,雇主不应收集阁下的身分证副本。

 

关于保留落选求职者的个人资料之规定,请参阅有关问答

修订日期:

5. 若果我接受聘约,雇主可否收集我的身分证副本?

5. 若果我接受聘约,雇主可否收集我的身分证副本?

可以。该身分证副本是雇主用作显示已遵守《入境条例》的证据。该条例规定雇主须在聘用阁下前检查阁下的身分证。不过,实务守则规定雇主须在雇员的身分证副本上加上「副本」的字眼,而该字眼亦须横跨整个身分证影像,以减少误用及滥用副本的机会。

修订日期:

7. 如我申请流动电话服务,有关公司可否记录我的身分证号码或收集我的身分证副本?

7. 如我申请流动电话服务,有关公司可否记录我的身分证号码或收集我的身分证副本?

这类公司通常在提供服务后才向用户收费。故此,它们需要有一个证明用户身分的方法,以收取服务费用。另一问题是,它们并不是向固定的地点提供服务。目前已有多宗报导,关于有人利用他人的姓名和地址,用欺诈的方法取得该等服务,以及销售员用虚假的人名开立户口欺骗公司。有鉴于此,该等机构一般有理由根据实务守则的规定,记录用户的身分证号码及收集他们的身分证副本,但必须在身分证副本上加上「副本」的字眼,而该字眼亦须横跨整个身分证影像。

修订日期:

8. 当我申请成为银行/保险公司的客户时,该等机构可否收集我的身分证副本?

8. 当我申请成为银行/保险公司的客户时,该等机构可否收集我的身分证副本?

可以。根据这些行业的规管机构所发出的指引,银行 / 保险公司必须这样做。该等规定已由个人资料私隐专员认可。不过,银行 / 保险公司职员应在客户的身分证副本上加上「副本」的字眼,而该字眼亦须横跨整个身分证影像。

修订日期:

9. 当我提供身分证号码或身分证副本给其他人时,需要注意甚么?

9. 当我提供身分证号码或身分证副本给其他人时,需要注意甚么?

实务守则规定机构或个人 ( 资料使用者 ) 在记录他人的身分证号码前,须考虑是否有其他侵犯私隐程度较低的办法以代替记录身分证号码。如阁下对提供身分证号码之要求有所不满,可向有关资料使用者建议其他合理而阁下又可接受的代替方法,例如安排资料使用者认识的其他人士协助识辨阁下的身分。资料使用者如无合理解释下拒绝接纳其他代替方法,便可能会违反实务守则。

 

与记录身分证号码的限制比较,实务守则在收集身分证副本方面制订了较严格的限制,因为随收集身分证副本而可能出现诈骗或其他滥用情况的危机更大。一般来说,这给予阁下更充分理由去质询有关 资料使用者 为何要提供身分证副本。

 

实务守则规定资料使用者须在所保留的身分证影印本上加上「副本」的字眼 ,而该 字眼亦须横跨整个身分证影像。唯一可能遇到的例外情况,是有关影印本将转变为其他形式 ( 例如缩微胶片 ) ,在这情况下便不需要依从上述规定。

 

如阁下亲身提供身分证影印本予资料使用者,可坚持对方于阁下面前在影印本上加上「副本」的字眼。

 

除法律另有规定或准许外,资料使用者应确保不会将身分证号码及持证人的姓名一同公开展示。其中一个可能违反上述规定的常见情况,是在报章上刊登包括个人姓名及身分证号码的告示 ( 例如宣布抽奖或比赛结果的告示 ) ,另一例子是在学校、办公室或大厦大堂等地方的告示板,张贴载有个人姓名及身分证号码的告示,其他例子,包括不小心地向后来的访客披露了大厦访客登记册上所载的访客姓名及身分证号码。

 

当阁下遇到上述任何情况时,可要求有关机构 / 资料使用者停止展示或披露有关资料 ( 除非他们就所涉及的展示或披露情况作出合理解释 ) 。如资料使用者无法提供合理解释,便可能己违反了实务守则。

修订日期:

10. 别人可在甚么情况下向我索取其他身分代号 (例如职员编号、护照号码或病人编号)?

10. 别人可在甚么情况下向我索取其他身分代号 (例如职员编号、护照号码或病人编号)?

概括来说,实务守则中适用于身分证号码的规定亦适用于其他身分代号。换言之,资料使用者通常只可在准许收集身分证号码的情况下,并用准许收集身分证号码的方法去收集其他身分代号,而在保留及使用方面,亦须遵守类似的规定。

 

但是,上述限制不适用于与编配身分代号者的职能及活动直接有关之目的而收集及使用其他身分代号。举例,如雇主为每位员工编配了雇员编号,便可为了与雇主的职能或活动直接有关之目的而收集及使用该雇员编号,有关目的包括管理雇员纪录及支付雇员薪金。

 

为他人编配身分代号的资料使用者,须采取所有合理和可行的步骤,以确保用以编配身分代号的系统有妥善的保安措施。该等步骤应包括采用必要的保安措施,以防止未获授权人士将身分代号编配给任何人或制造任何文件 ( 例如制造印上虚假雇员编号的职员证 ) 。

修订日期:

12. 私隐专员公署之投诉个案简述 ─ 某人向旅行社要求退回团费及相关费用。旅行社在处理有关手续时要求该人签署收据及提供他的香港身分证副本。这是否属过份收集个人资料?

12. 私隐专员公署之投诉个案简述 ─ 某人向旅行社要求退回团费及相关费用。旅行社在处理有关手续时要求该人签署收据及提供他的香港身分证副本。这是否属过份收集个人资料?

请登入相关网页参阅公署提供的答案 。

修订日期:

招聘过程、人力资源管理及工作期间的私隐

IV. 招聘过程、人力资源管理及工作期间的私隐

由个人资料私隐专员公署发出的《人力资源管理实务守则》在2001年4月1日起生效。实务守则为资料使用者就雇佣事宜处理个人资料时 ( 例如进行招聘和管理现任及前任雇员的 个人资料 ) ,提供实务性指引。任何违反实务守则的行为,可能会被用作与私隐条例有关的任何法律程序中之证据,以针对有关违规者。因此,受雇人士亦可从守则条文中,了解自己在个人资料保障方面的法律权利。

 

为上述题目提供更多资料,公署于2004年12月发出一份《保障个人资料私隐指引:雇主监察雇员工作活动须知》。尽管该指引并无法律约束力,但它是根据私隐条例的六项保障资料原则所编制而成,所以极具参考价值。指引为雇主在使用下列方式去监察雇员之工作活动时,提供相关的建议步骤:

 

  • 电话监察(雇员发出及接收的电话及留言);
  • 电子邮件监察(雇员收发的电邮);
  • 互联网监察( 雇员的网页浏览活动);
  • 摄录监察(利用摄录机或闭路电视监察或记录雇员的工作活动及行为)。

在家庭 佣工方面,公署亦于2004年12月发出一份《保障个人资料私隐指引:雇主监察雇员工作活动须知(家佣雇主应注意的事项)》,内容涉及以摄录方式监察在住宅内工作之家庭佣工的活动。

 

雇主不得在取得雇员的同意前,向第三者披露雇员的雇佣资料,除非披露该等资料之目的与雇佣事宜直接有关,或是由法律或法定主管当局规定必须披露该等资料 ( 例如作评税 / 课税或刑事侦缉用途 ) 。

 

注意:

 

如有任何关于上述守则 / 指引的问题,请联络公署或谘询律师。

修订日期:

1. 甚么是「匿名」招聘广告?《人力资源管理实务守则》是否适用于所有招聘广告?

1. 甚么是「匿名」招聘广告?《人力资源管理实务守则》是否适用于所有招聘广告?

「匿名」招聘广告是指没有说明雇主或雇主代理人 ( 职业介绍所 ) 的身分的招聘广告。

 

实务守则只适用于直接要求求职者递交个人资料的招聘广告。根据守则的规定,雇主或代表雇主的职业介绍所不准刊登直接要求求职者递交履历或简历的 「匿名」 招聘广告。若广告并无直接要求求职者递交个人资料,则有关广告不受守则条文所规管。举例,如广告只要求求职者以书面索取职位申请表,或与雇主的代表联络,便不算是直接要求递交个人资料。

 

另一方面,如雇主或职业介绍所清楚述明自己的身分 ( 即公司名称 ) ,便可在招聘广告中要求求职者递交个人资料,只要有关资料就招聘目的而言属足够但不超乎实际需要,并且会使用于合法的用途。

修订日期:

2. 为何在招聘广告中要求求职者递交个人资料的雇主须表明身分?

2. 为何在招聘广告中要求求职者递交个人资料的雇主须表明身分?

如雇主不透露本身或受讬职业介绍所的身分,便可能会被视为以不公平的方式收集个人资料,因而违反私隐条例的第一项保障资料原则。一般来说,在不透露身分的情况下收集他人的个人资料是不公平的。

 

此外,求职者亦有权查阅及改正他们所提供的个人资料(第六项保障资料原则) 。除非根据条例可免受查阅及改正资料的规定所管限,否则雇主须在收到查阅要求后40日内提供有关资料的副本。求职者如不知道收集他们的个人资料的机构之身分,便无法行使这项查阅资料权利。

修订日期:

3. 如雇主只在招聘广告中刊登公司的电邮地址、电话号码或传真号码作为识辨雇主身分的资料,他们可否在此情况下直接要求求职者提供个人资料?

3. 如雇主只在招聘广告中刊登公司的电邮地址、电话号码或传真号码作为识辨雇主身分的资料,他们可否在此情况下直接要求求职者提供个人资料?

不可以。单是公司的电邮地址、电话号码或传真号码,一般不能视作足以识辨雇主的身分。如雇主不欲披露自己的身分,可选择在招聘广告中提供电话号码,并注明求职者可在提供个人资料前作进一步查询。

修订日期:

4. 有些雇主只在招聘广告中列出了他们的传真号码、邮寄地址或电邮地址,但却没有明确要求求职者提供个人资料。实务守则是否容许这种做法?

4. 有些雇主只在招聘广告中列出了他们的传真号码、邮寄地址或电邮地址,但却没有明确要求求职者提供个人资料。实务守则是否容许这种做法?

不容许。如雇主只在招聘广告中列出传真号码、邮寄地址或电邮地址,此举可视为要求求职者提供个人资料。根据守则的规定,雇主是不可以这样做。

修订日期:

5. 雇主是否需要在招聘广告中作出通知,列明求职者所提供的个人资料的用途?

5. 雇主是否需要在招聘广告中作出通知,列明求职者所提供的个人资料的用途?

如雇主透过招聘广告直接要求求职者提供个人资料,便须刊登一段声明作为广告不可缺少的一部分,以表明资料的用途。以下是这项声明的例子: “所收集的个人资料只作招聘用途” 

 

另一选择,是刊登一段内容如下的收集个人资料声明: “在使用求职者所提供的个人资料时,雇主会严格遵守其个人资料政策的规定,并在收到要求后,会随即提供一份有关政策的副本。” 在此情况下,广告应载有雇主的联络资料。如欲就招聘事宜取得雇主之个人资料政策 / 收集个人资料声明的参考样本,请参阅个人资料私隐专员公署发出的《雇主及人力资源管理者指引》(附件甲)。

修订日期:

6. 雇主可否向应徵者查询他们有无刑事纪录/案底?

6. 雇主可否向应徵者查询他们有无刑事纪录/案底?

第一项保障资料原则订明只可收集有关目的所需的个人资料。此外,上述原则亦规定,所收集的资料属足够即可,不应超乎有关目的之实际需要。

 

在人力资源管理的用途上,并没有硬性规定甚么资料是必需要的,这主要视乎个别情况而定。某些职位可能需要应徵者申报他们是否有刑事纪录 ( 例如有关职责包括保管贵重物品或掌管库房 ) 。在决定是否需要收集某项资料之前,资料使用者应小心考虑若不收集该项资料,是否仍可以满足到原本收集资料之目的。

 

与案底有关的更多资料列于另一题目 ─ 警察及罪案

修订日期:

8. 雇主可否收集求职者的身分证副本? 雇主可保留落选者的个人资料多久?

8. 雇主可否收集求职者的身分证副本? 雇主可保留落选者的个人资料多久?

一般而言,雇主在招聘过程中不可收集求职者的身分证副本,除非有关求职者已接受聘约。

 

为将来的招聘用途所需,雇主可保留落选者的个人资料不超过两年 ( 由求职者落选的日期起计 ) ,之后则必须销毁有关资料。但雇主如有具体理由 必需要 保留该等资料一段较长期间 ( 例如为履行某些法律责任 ) ,或已取得求职者同意,则可保留该等资料超过两年。

修订日期:

9. 在甚么情况下,持有个人资料的雇主可不受私隐条例或保障资料原则所规限?

9. 在甚么情况下,持有个人资料的雇主可不受私隐条例或保障资料原则所规限?

私隐条例第53条第55条订明,如个人资料作下列用途,便可得到豁免而不需要受到查阅资料要求(第六项保障资料原则) 的条文所规限:

 

  • 与职工策划有关的个人资料 ;
  • 在进行某些工作能力评核 (包括招聘或晋升)过程中取得的个人资料,而有关评核仍未有决定及针对该等决定提出上诉是容许的 ;
  • 填补某职位前所需取得的个人评介,直至已填补该职位为止。

请注意,上述豁免权是酌情性但非强制性的。换句话说,即使雇员要求查阅的个人资料属上述豁免项目,雇主仍可选择不引用豁免权而向雇员提供有关资料。

修订日期:

10. 雇主可以保存已离职雇员的个人资料多久?

10. 雇主可以保存已离职雇员的个人资料多久?

第二项保障资料原则订明个人资料的保留时期,不得超过履行资料使用目的 (或与其直接有关之目的 ) 之实际需要。至于可否将有关资料长时间保留,便要视乎在收集资料时定下之目的是否经已履行了,或是否为公众利益而必须保留有关资料 ( 私隐条例第26条) 。

 

实务守则规定 雇主可保留前雇员的个人资料不超过 7 年,由前雇员离职当日起计。但如雇主在履行合约上或法律上的责任而需要该等资料,或前雇员已自愿给予同意该等资料可被保留一段较长期间,则属例外。

修订日期:

12. 雇员是否有权向雇主索取有关自己的个人资料(包括工作评核报告)的副本?

12. 雇员是否有权向雇主索取有关自己的个人资料(包括工作评核报告)的副本?

第六项保障资料原则订明个别人士有权去确定资料使用者是否持有他/她的个人资料,并可要求查阅该等资料。不过,如第9条问答所述,私隐条例亦订明与雇佣事宜有关的个人资料 (例如用于职工策划或工作能力评核的资料),免受查阅规定所管限。换句话说,雇员未必有权取得其工作评核报告的副本。但是问答9亦有提及,上述豁免权是酌情性但非强制性的,雇主仍可选择依从查阅个人资料要求而向雇员发放有关资料。

修订日期:

13. 在与雇佣事宜有关的个人资料方面,谁人应负起违反私隐条例的责任?是雇主抑或是人力资源经理?

13. 在与雇佣事宜有关的个人资料方面,谁人应负起违反私隐条例的责任?是雇主抑或是人力资源经理?

这要视乎违例事项而定。私隐条例第64条列出多项罪行,而有些罪行是「人」可能触犯的 ( 在法律上「人」可以是机构或个别人士 ) 。根据《刑事诉讼程序条例》,如公司犯法(在私隐条例中公司可以是「人」或「资料使用者」),并可以证明有关罪行是经公司董事或其他管理人员所「同意或默许」的,则有关董事或管理人员须个人为该等罪行负责。有鉴于此,在与雇佣事宜有关的个人资料方面,雇主及人力资源经理两者均可能要对违例事项负责。

 

而实际上,如人力资源经理是按照雇主的指示办事,则个人资料私隐专员公署一般只会向雇主采取行动,要求他们依从私隐条例的规定。另一方面,如雇主已采取所有切实可行的措施,以确保公司依从条例的规定,但人力资源经理却不按照公司的政策及既定方针办事,并因此而违反条例,公署便可能会向该人力资源经理采取法律行动。

修订日期:

16. 雇主在采取雇员监察措施之前(例如进行电话、摄录、电邮或互联网监察),需要先考虑甚么事情? 雇主可否向雇员进行隐蔽式/秘密监察?

16. 雇主在采取雇员监察措施之前(例如进行电话、摄录、电邮或互联网监察),需要先考虑甚么事情? 雇主可否向雇员进行隐蔽式/秘密监察?

雇主应考虑是否尚有其他可行方法,藉以减低监察活动所造成的不良影响。举例,可否采用选择性或抽样检查方式而不是连续地进行监察 ? 可否局限于高风险的范围内执行 ? 如使用闭路电视, 摄录范围可否选定于某些地方而非全公司的所有地方 ?

 

在一般情况下 ,雇员监察应以公开形式进行,除非有特殊的理据支持 ( 例如有合理原因怀疑某些员工将会或已经在进行非法活动 ) ,否则不应进行 隐蔽式监察 (例如使用针孔摄录机 ) 。

 

雇主如须监察雇员的工作活动,便要为有关监察措施承担责任,及避免在进行监察时作出不当行为 。举例,雇主应为雇员设立投诉机制,以保障他们的合理私隐权利 。

修订日期:

17. 在开始进行上述之雇员监察活动前,雇主应否通知雇员? 雇主应如何处理收集得来的资料?

17. 在开始进行上述之雇员监察活动前,雇主应否通知雇员? 雇主应如何处理收集得来的资料?

雇主应通知雇员有关任何的监察活动。最佳做法是拟备一份周全的书面私隐政策/雇员监察政策,并在监察活动开始前将这份政策分发给所有雇员。根据个人资料私隐专员公署的建议,这份政策应明确地指出下列事项 :

 

  • 藉雇员监察希望达到之业务目的 ;
  • 可能进行监察的情况及可能用以进行监察的方式 ;
  • 监察过程中可能收集的个人资料类别 ;
  • 有关个人资料的用途。

有关这类私隐政策声明的例子,可参考由公署发出之《保障个人资料私隐指引:雇主监察雇员工作活动须知》的附录一,当中载有关于电邮监察的私隐政策声明样本 。

 

除非 雇主经已取得雇员的明确及自愿给予的同意 ,或根据法律下有适用的豁免情况,否则收集得到的个人资料只能用于雇员监察政策订明的用途 (或与其直接有关的用途)。

 

有关个人资料的保存时间,不应超过使用该等资料而达到原定目的之实际所需。例如,闭路电视录影带所记录的资料应按既定安排而定期清洗,并只能在特殊情况下 ( 如资料会作为法律程序或纪律聆讯中之证据 ),才可延长保存时间。

 

雇主亦应采取适当的资料保安措施。举例,闭路电视录影带应存放在限制出入区域里的保管设施内。

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18. 我可否在家中安装摄录机以监察家庭佣工的活动?

18. 我可否在家中安装摄录机以监察家庭佣工的活动?

个人资料私隐专员公署于2004年12月发出一份《保障个人资料私隐指引:雇主监察雇员工作活动须知(家佣雇主应注意的事项)》,以下提供该指引之撮要作参考用途 。

 

一般而言,在家中使用摄录机监察家佣的活动会侵犯他们的私隐。在决定进行摄录监察前,雇主必须慎重考虑是否有必要进行这类监察,和是否尚有其他可行方法。如公署收到投诉,便可能会要求被投诉的雇主作出解释及证明是否有初步证据或合理怀疑进行摄录监察。

 

如阁下决定在家中采用摄录监察,便要注意下列三点:监察活动的合理性、监察活动的公开性,以及录影纪录的使用和保留 。

 

a) 监察活动的合理性

 

除非有特殊情况支持进行隐蔽式 / 秘密 监察 ( 例如使用针孔摄录机 ) ,否则 雇主应以公开的方式进行监察 。如出现下述情况 ,便可能有理由进行隐蔽式 监察 :

 

  • 有合理理由怀疑小孩或老年人受到 ( 或可能受到 ) 虐待或忽视,例如他们身上出现无故的伤痕,或发现家佣有异常行为 ;
  • 这些怀疑的虐待行为很可能在家中发生 ; 及
  • 除隐蔽式监察外,并无其他可行方法取得虐待行为的证据 。

但请注意,雇主不可使用摄录机 ( 不论是否隐蔽式 ) 拍摄家佣在工作后休息的私人空间之活动 。

 

b) 监察活动的公开性

 

雇主必须将屋内装设的任何摄录监察系统通知家佣 ,只有在非常例外的情况下 ( 例如有合理怀疑发生虐待行为而须搜集证据 ) ,才可不通知家佣。公署建议雇主应向家佣发出书面通知。

 

雇主亦要注意,给予上述通知在法律上并无赋予雇主在所有情况下均可监察雇员的权利,他们亦不能因此而可免遵守在私隐条例下关于六项保障资料原则的责任。

 

c) 录影纪录的使用和保留

 

雇主须确保透过摄录监察所收集的家佣个人资料,只会使用于早前通知家佣时所述明之目的 ( 或直接有关之目的 ) ,但法律另有准许的除外。

 

公署建议载有家佣个人资料的录影纪录不应保留超过 7 日。不过,如须使用有关资料作举证用途 ( 如协助公署或警方作调查之用 ) ,则可保留一段较长时间。

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在互联网上的私隐

V. 在互联网上的私隐

有人认为网上私隐主要关乎资讯科技问题而并非法律问题,但实际上两者皆有关连。以下的问答内容是参考 个人资料私隐专员公署发出的《保障网上私隐须知 ─ 互联网个人用户指引》所编制而成。

 

针对发展迅速的各种互联网应用和服务,公署网站提供了相应的单张:

 

修订日期:

1. 阁下有否向互联网服务供应商查询其使用「用户浏览纪录」(clicktrails) 的政策?

1. 阁下有否向互联网服务供应商查询其使用「用户浏览纪录」(clicktrails) 的政策?

阁下可向有关互联网服务供应商查询,以了解他们会如何使用阁下的「用户浏览纪录」资料。互联网服务供应商可藉着查阅其伺服器的电脑纪录档案,从而得悉阁下曾到访的网页,这些资料称为「用户浏览纪录」,一般只作系统保养及故障检修方面的用途。供应商不得在未经阁下的同意下使用这些资料作其他用途,例如作市场调查用途 (第三项保障资料原则)。

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2. 对方是否要求阁下在网上提交个人资料?

2. 对方是否要求阁下在网上提交个人资料?

如要透过网上表格或电子邮件传送个人资料,应于按下「呈交」或「传送」按钮前采取以下行动:

 

查看有关网站的背景资料。一些网站可能会虚报电邮地址,所以阁下应浏览「公司简介」或「关于我们」(About the Organization)那页,以查看其背景资料,例如名称、公司地址及联络电话/传真号码。如机构没有提供其背景资料,便可能会被视为用不公平的手法去收集个人资料 (即可能已违反第一项保障资料原则)。

 

查看有关网站的私隐政策告示。向对方提供个人资料前,较安全的做法是先了解对方将会如何处理这些资料。私隐条例规定所有在香港的机构均须公开其处理个人资料的政策及方法(第五项保障资料原则)。

 

在网 站 内寻找「收集个人资料声明」之告示。网 站会以 这段告示来告知阁下 :

 

  1. 有关个人资料会作甚么用途 ;
  2. 资料可能会被转交给哪些人士 ;
  3. 阁下可要求取得资料副本及更正资料的权利 ; 及
  4. 如要寻求上述服务时应联络哪位人士。

根据条例规定,香港的机构在收集个人资料时或收集资料之前,必须提供以上资料。

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3. 有否设定浏览器在接受「曲奇」(cookies)档案前先徵求阁下的同意?

3. 有否设定浏览器在接受「曲奇」(cookies)档案前先徵求阁下的同意?

「曲奇」是阁下每次浏览某一网页时可能会储进电脑的小档案。在登入一个网站时,该网站的伺服器可能会向阁下的互联网浏览器索取独立的记认号码,如阁下的浏览器没有记认号码,该伺服器便会传送一个号码至阁下的电脑,这就是「传送曲奇」的程序。有时当阁下登入一个网站时,可能会被要求填写网上表格,用以收集阁下的姓名和个人兴趣等资料,而这些资料亦可能会储存在曲奇内,该网站的负责人便可利用曲奇去录取阁下的行为及兴趣。

 

为提高浏览器的保安程度,阁下可考虑在浏览器的功能选项上设定,每当曲奇出现时,电脑系统均需徵求阁下的同意才可接收曲奇档案。另一方法是使用「无名氏曲奇」软件,该软件通常可在互联网上用「曲奇」 (cookies) 一词便可搜寻到,其用途是避免阁下的电脑储存任何曲奇档案,或避免他人取阅阁下的曲奇档案,从而减低被侵犯私隐的机会。

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4. 阁下对于促销电邮感到厌烦吗?

4. 阁下对于促销电邮感到厌烦吗?

根据私隐条例第34条,进行直接促销活动的本港机构有责任提供「拒绝服务」选择,让阁下以后不会再收到该等机构的促销资料。换句话说,阁下有权要求有关机构停止再传送促销电邮。

 

阁下亦可采取预防措施,以免收到自来的宣传电邮。为减低自己成为促销对象的机会,阁下应该避免申请免费电邮服务或电邮目录服务。如采用载有「签署档案」 (signature file) (*注) 的电子邮件,该档案不应载有无关重要的个人资料,以免被直销商取得有关资料而令阁下成为促销对象。

 

(* 注 : 签署档案是可以自动附设于电邮内容末端的细小文字档案,可包含传送者的姓名、职衔、公司名、电话或传真号码等。 )

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直接促销涉及的私隐问题

VI. 直接促销涉及的私隐问题

针对将个人资料用于直接促销的行为,《2012年个人资料(私隐)(修订)条例》(以下简称「修订条例」)引入了新的规管制度。新制度由2013年4月1日起生效,加强对个人的保障。如果资料使用者拟将某资料当事人的个人资料用于直接促销、或将资料提供予他人用于直接促销,必须告知该资料当事人若干订明资讯,并获得其同意。

 

根据私隐条例第35A条,「直接促销」(就个人资料私隐而言)是指透过直接促销方法—

 

  • 要约提供货品、设施或服务,或为货品、设施或服务进行广告宣传;或
  • 为慈善、文化、公益、康体、政治或其他目的索求捐赠或贡献。

而直接促销方法是指:

 

  • 邮件、图文传真、电子邮件或其他类似形式的传播方式,向特定人士发放资讯或货品;或
  • 致电特定人士。

因应私隐条例的修订,个人资料私隐专员公署(以下简称「公署」)在2013年1月发出了直接促销新指引。

修订日期:

A. 资料使用者将个人资料用于本身的直接促销活动

A. 资料使用者将个人资料用于本身的直接促销活动

根据私隐条例新修订的第35C条,在将个人资料用于直接促销之前,资料使用者必须采取以下措施:

 

  • 资料使用者必须告知资料当事人有意使用其个人资料作直接促销,除非得到该当事人同意,否则不应使用有关资料。
  • 资料使用者须向资料当事人提供资讯,表明打算使用其个人资料作甚么用途,包括计划使用哪种个人资料,及计划将个人资料用于哪类促销目标。
  • 资料使用者必须向资料当事人提供免费途径,让当事人可传达其同意资料被使用的讯息。
  • 为协助资料当事人作出有根据的选择,资料使用者提供的资讯必须简单易明,如属书面资讯,则亦须容易理解。

此外,根据第35F条,如果资料使用者首次将个人资料用于直接促销,须告知资料当事人有权拒绝直接促销活动,而资料使用者必须在当事人表明拒绝后,停止使用有关资料作直接促销,亦不能收取当事人任何费用。

 

资料使用者只有在收到资料当事人的同意后,方可将个人资料用于直接促销。此处的同意包括不反对该项使用或提供其个人资料(第35A(1)条)。如果资料当事人以口头方式表示同意,资料使用者须在收到该口头同意起计的14日内,向当事人发出书面通知,确认当事人同意使用何种个人资料及用于何种促销目标。(第35E条)。

 

资料使用者须随时应资料当事人要求,停止在直接促销中使用该当事人的个人资料,而不收取任何费用(第35G条)。

 

任何资料使用者违反上述任何条文要求,均属犯罪。每项罪行最高刑罚是罚款500,000元及监禁3年。

 

与新制度的「选择加入」性质相反,旧有制度只容许有限度的「拒绝加入」选择,意思是,在旧制度下,资料使用者首次将个人资料用于直接促销时,须告知资料当事人,该当事人有权要求停止将其个人资料用于直销。如果该当事人提出此要求,资料使用者必须停止使用该等资料;但如果该当事人并未提出要求,资料使用者便可使用其资料而毋须作进一步通知。需要注意的是,在修订后的私隐条例第35D条之下,对于在修订条例生效前已用于直接促销的个人资料,旧制度仍然适用。换言之,如果在2013年4月1日前,资料使用者已在遵守当时的私隐条例要求的情况下将个人资料用于直接促销,那么在2013年4月1日后,该使用者仍可继续使用该等资料于同等类别的促销目标,而毋须履行新制度订立的义务。

修订日期:

B. 资料使用者将个人资料提供予第三者作直接促销

B. 资料使用者将个人资料提供予第三者作直接促销

修订条例除了规管资料使用者使用个人资料作直接促销之外,还针对向第三者提供个人资料作直接促销的行为,实施更严格的规管,当中包括向第三者出售个人资料。

 

如果资料使用者拟提供个人资料予第三者作直接促销之用,须依循A部分列出的类似措施行事。此外,资料使用者还须告知资料当事人与该等资料用途有关的两项资讯(第35J条):

 

  • 该资料是否用以图利;及
  • 该资料拟提供予甚么类别的人士。

通知资料当事人的方式及资料当事人的回覆,均必须以书面方式进行。此外,除非资料使用者收到资料当事人的书面同意,否则不得将其个人资料提供予第三者。(第35K条


无论资料当事人曾否在较早前同意将其个人资料提供予第三者,资料当事人可以在任何时候,要求资料使用者:

 

  • 停止将该当事人的个人资料提供予第三者作直接促销用途;及
  • 通知获得资料的第三者,停止在直接促销中使用该资料。

资料使用者收到上述指示后,必须依从,并且不得收取资料当事人任何费用。资料使用者向第三者发出的通知必须为书面通知。第三者收到资料使用者通知后,必须按照该通知,停止在直接促销中使用有关个人资料。(第35L条

 

违反有关提供个人资料予第三者作直接传销之用的规定,即属犯罪。如违反行为涉及提供个人资料图利(包括出售个人资料),最高刑罚是罚款1,000,000元及监禁5年。其他违反行为的最高刑罚是罚款500,000元及监禁3年。

 

资料使用者直接促销中使用个人资料的行为之规管方式,与提供个人资料予第三者作直接促销之规管方式略有不同。前者在新制度实施后,部分情况下仍可沿用旧有制度。提供个人资料予第三者作直接促销的话,无论是否在2013年4月1日之前或之后发生,均必须遵从修订后的私隐条例之新要求。

 

关于促销电话(注)的问题,资料使用机构之职员在致电时应讲出类似下列内容的字句:「如你在未获得阁下同意之前,我们无权使用您的个人资料作促销之用。如阁下在任何时候不想再接到我们的促销电话,请告知我。我们不会再打电话给您。」如资料使用者没有告知资料当事人有拒绝服务的选择权,或者没有告知当事人第35C35F条所规定的其他资讯下,当事人可向个人资料私隐专员公署投诉。

 

(注:利用电话促销 (cold-calling) 开发新客户是一种业务促销手法,致电者与准客户事前并无交往。)

 

公署已制作了宣传单张,介绍在修订后的私隐条例下,市民如何行使权利拒绝直接促销。

修订日期:

1. 私隐专员公署之投诉个案简述 ─ 尽管一名业主不断作出拒绝,但地产代理仍继续利用该业主的住宅电话及手提电话号码联络她,力图劝她透过该地产代理公司出售她的物业。这是否违反了私隐条例第35G条?

1. 私隐专员公署之投诉个案简述 ─ 尽管一名业主不断作出拒绝,但地产代理仍继续利用该业主的住宅电话及手提电话号码联络她,力图劝她透过该地产代理公司出售她的物业。这是否违反了私隐条例第35G条?

请登入相关网页参阅公署提供的答案 。

修订日期:

2. 私隐专员公署之投诉个案简述 ─ 一名区议员的办事处使用曾向该议员寻求协助的市民之联系方式,向其拨打选举宣传的电话。这是否属于在政治性促销中不当使用个人资料?

2. 私隐专员公署之投诉个案简述 ─ 一名区议员的办事处使用曾向该议员寻求协助的市民之联系方式,向其拨打选举宣传的电话。这是否属于在政治性促销中不当使用个人资料?

请登入相关网页参阅公署提供的答案 。

修订日期:

投诉、惩罚及法律协助

VII. 投诉、惩罚及法律协助

在收到有关违反《个人资料(私隐)条例》的投诉后,个人资料私隐专员公署之职员会首先作出初步查询,以确定该投诉是否有充分理据。进行初步查询后,公署职员会将初步意见告知投诉人,并要求被投诉者采取纠正措施以解决投诉事项。

 

如无法透过调解去解决争端,公署职员可能会作出正式调查。当然,如投诉个案中涉嫌违例事项的性质严重,公署职员亦可立即进行正式调查而不进行初步查询。如调查证实有关资料使用者确有违反私隐条例,私隐专员会向资料使用者发出执行通知,指令其采取必要的补救措施。不依从执行通知的资料使用者即属违法,可被判处罚款及监禁。私隐专员还可进行起诉。根据修订后的私隐条例,准备提出检控所需资料的时间,由该罪行发生当日后起计6个月内延长至2年内。

 

若个别资料当事人因为资料使用者违反私隐条例而蒙受损害 (包括情感方面的损害),受害人有权循民事诉讼向该资料使用者索偿。根据修订条例,私隐专员可向受害人提供法律协助。

 

A.处理投诉政策及投诉程序

如资料使用者没有遵照私隐条例去处理个人资料,相关的资料当事人须先向该资料使用者提出投诉。

 

如资料使用者未能作出满意之回覆,而资料当事人决定向公署提出投诉,投诉人应先了解更多关于公署的处理投诉政策才采取行动。欲知有关详情,请登入公署有关处理投诉政策的网页或致电 28272827 。

 

公署网页提供了投诉程序,并附有处理投诉程序图。请注意,投诉限期为投诉人已实际知悉该侵犯私隐行为的两年之内 。话虽如此,任何投诉应尽早提出。

 

B. 执行通知与处罚

根据修订后的私隐条例第50条,私隐专员送达执行通知的权力有所扩大。如果私隐专员发现有违反条例规定的行为,不论该项违反行为是否会持续或重复发生,专员可向有关的资料使用者发出执行通知,指明须采取甚么步骤以纠正该项违反行为。
任何资料使用者如不遵从执行通知,即属犯罪,可被判处第5级罚款(目前为50,000元)及监禁2年。修订条例对再次或屡次违反执行通知的资料使用者,处以较重刑罚,刑罚为第6级罚款(目前为100,000元)及监禁2年,如属持续罪行,可处每日罚款$2000。(第50A(1)条

如资料使用者在特定时间内遵从某执行通知,但其后故意重犯同样的违规行为,一经定罪,可处第5级罚款(目前为50,000元)及监禁2年,如属持续罪行,可处每日罚款$1000。(第50A(3)条


有关私隐条例规定的其他罪行,请参阅第64条

 

C. 法律协助

若资料当事人因为资料使用者违反私隐条例的规定而蒙受损害,有权循民事诉讼向该资料使用者索偿,即在法庭上起诉该资料使用者(第66条)。但是,资料当事人在进行诉讼中可能会遇到困难,因为案情有时颇为复杂,讼费及开支亦往往非常昂贵。有鉴于此,修订后的私隐条例第66B条授权私隐专员向有意索偿的受屈当事人提供法律协助。


私隐专员可以决定提供何种法律协助最为合适,当中包括但不限于:

 

  • 提供法律意见;
  • 调解;
  • 安排律师提供意见或协助;
  • 在初步法律程序或附带程序中、或在达致或执行和解以避免或结束法律程序中,安排为受助人出庭的法律代表,包括通常提供此类协助的律师。

该等协助可由私隐专员公署的法律人员或公署外聘的律师提供。公署的法律人员会在不受他人影响下,独立地向受助人提供意见。


公署通常会负担提供法律协助的讼费。如果受助人通过法律程序或其他和解方式成功索偿,及讨回申索相关的讼费及开支,公署将享有第一押记(即受助人所获的款项会首先用以支付公署的讼费及开支)。

在提出申请法律协助之前,资料当事人一般须先向公署投诉相关资料使用者。当事人应遵从上述有关投诉程序的要求,向公署


提供所有资料。在公署对个案下结论后,当事人可提出申请法律协助。所有申请须以公署的申请表格提出。


如私隐专员认为合适,可批准给予法律协助。专员在行使酌情权批准法律协助申请时,会考虑一系列因素,尤其包括:

 

  • 有关个案是否带出原则性问题;或
  • 在考虑到案件的复杂性,以及考虑申请人面对答辩人、其他涉及人士或任何其他事宜时的立场,如果期望申请人在没有协助下处理有关个案,是否不合理。

私隐专员在「根据《个人资料(私隐)条例》提出民事申索的法律协助」的单张中,私隐专员罗列了他可能会加以考虑的各种因素。


一般而言,申请人在提交申请法律协助的所有相关资料后的3个月内,会被告知申请结果。若私隐专员决定提供协助,会要求申请人签署协议,协议内里列明公署提供协助的条款及细则。若专员拒绝申请,会以书面通知申请人,并解释理由。


公署在提供法律援助的任何阶段,均有酌情权复检其给予协助的决定,并决定终止提供协助。上述单张说明了法律协助可被终止的各种情形,尤其包括申请人刻意向私隐专员提供虚假或误导性资料。

 

若私隐专员决定拒绝或终止给予法律协助,私隐条例并未授予申请人上诉的权利。但是,如果情况出现重大改变,在收到申请人的书面要求后,私隐专员可行使酌情权,决定复检其拒绝或终止给予法律协助的决定。专员的复检决定是最终决定。

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7. 在一份公司职位申请表中,有一栏要求应徵者填报配偶/子女的职业。收集这些资料之目的,是要确定应徵者的亲属是否为公司的竞争对手工作。这可否接受?

7. 在一份公司职位申请表中,有一栏要求应徵者填报配偶/子女的职业。收集这些资料之目的,是要确定应徵者的亲属是否为公司的竞争对手工作。这可否接受?

要视乎所收集的资料,是否为贯彻上述目的所确实需要的资料。为确定应徵者的亲属是否为竞争对手工作,雇主只需询问他们是否有亲属在同一行业或类似行业工作。如是的话,雇主可再询问一些问题,以确定有关情况是否值得关注。如不是,则雇主无需要知道应徵者的亲属之实际职业,故不应收集这些资料。

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